10.1 Raad van commissarissen

10.1.1 Inleiding

2023 is een jaar waarin het nodige gebeurd is. De organisatiewijziging binnen Sinne heeft zijn beslag gekregen. Er is een raad van commissarissen (RvC) in de plaats gekomen van de raad van toezicht (RvT) en Nils Berendsen is in de plaats gekomen van Sandra Tokmetzis. De financiële uitdagingen waren aan het begin van het jaar daarbij stevig. Gedurende het jaar zagen we de eerste effecten van het sturen op deze uitdagingen. Inmiddels is dit alles significant bijgedraaid.

10.1.2 Woord van waardering

Het is gemakkelijk om in de vaart der volkeren vergeten stil te staan bij de inspanning die door alle medewerkers van Sinne is geleverd hiervoor. Door Laura en Nils zijn wij op de hoogte gehouden van de tomeloze inzet van de medewerkers van Sinne. Samen de schouders eronder, in het belang van de kinderen en in het belang van Sinne. Een compliment is op zijn plaats.

Door alle inzet van de medewerkers heeft Sinne in 2023 is een positief resultaat behaald van € 474.217 na belastingen. In 2022 was er nog sprake van dat Sinne zou uitkomen op een negatief resultaat van € -455.867 na belastingen. Een mooie prestatie waar Sinne trots op mag zijn!

10.1.3 Structuurwijziging

Door de structuurwijziging van Sinne zijn de taken van de raad van toezicht overgegaan naar de raad van commissarissen. Dit heeft tot gevolg dat de Stichting vanaf 15 mei 2023 niet langer én aandeelhouder/eigenaar van én toezichthouder op Sinne is. Deze rollen en verantwoordelijkheden zijn nu gesplitst. De RvC heeft in hoofdlijnen drie taken:

1. Toezichtfunctie: het toezicht houden op het functioneren van de directeur-bestuurder(s) en daarmee op het beleid en de uitvoering daarvan. Een onderdeel daarvan is de bestuurlijke taak om het jaarverslag, de jaarrekening en de begroting goed te keuren.
2. Overlegpartner: het adviseren van en sparringpartner zijn voor de directeur-bestuurder, leden MT en ondernemingsraad.
3. Werkgever: de RvC is ook de werkgever van de statutair benoemde directeur-bestuurder(s).

10.1.4 Governancecode kinderopvang

De raad van commissarissen heeft kennisgenomen van governancecode kinderopvang. In de code zijn de beginselen van deugdelijk bestuur in de sector Kinderopvang vastgelegd. Iedereen die werkzaam is in de sector Kinderopvang werkt vanuit het vertrouwen van belanghebbenden en van de wetgever. Bestuurders en toezichthouders stellen daar een goede kwaliteit en continuïteit tegenover, vanuit een bewustzijn op deugdelijkheid. Een goede code inspireert bestuurders en interne toezichthouders tot dialoog, samenwerking en handelen naar normen en waarden en op zo’n manier helpen toezicht en bestuur integer, maatschappelijk verantwoord en efficiënt vorm te geven.

De RvC vindt het belangrijk om zich blijvend te kwalificeren, onder meer via scholing en workshops van VTOI /NVTK of via andere aanbieders op het gebied van toezicht in de kinderopvang en het onderwijs, om zo op de hoogte te blijven van actuele ontwikkelingen. De leden van de RvC laten zich, daar waar gewenst, bijstaan door adviseurs en of volgen actuele scholing.

In 2024 zal de RvC een eigen toezichtskader ontwikkelen. Dit toezichtskader wordt geënt op de governancecode kinderopvang en het statutaire maatschappelijke doel van Sinne. Ook zal in 2024 een eerste zelfevaluatie door de RvC plaatsvinden.

10.1.5 Beloningsbeleid

In 2023 is door de AvA, op voordracht van de RvC, bezoldigingsbeleid vastgesteld ten aanzien van de directeur-bestuurder(s). Dit beleid is gebaseerd op de BDKO-adviesregeling Kinderopvang.

De leden van de RvC ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden. Deze vergoeding is onderdeel van de begroting van Sinne.

10.1.6 Samenstelling raad van commissarissen

Commissarissen worden voor een periode van vier jaar benoemd, de benoemingstermijn loopt af op de dag van de eerstvolgende algemene vergadering van aandeelhouders. Een commissaris kan eenmaal worden herbenoemd. De leden van de raad van commissarissen zijn gestart op 15 mei 2023. Een zittingsperiode bedraagt maximaal vier jaar en is eenmaal met vier jaar te verlengen.

• De heer mr. M.W.J.M. de Man was op 31 december 2023 tevens lid van de raad van toezicht van Stichting OVO-Fryslân-Noord en lid van het Hoofdbestuur van de Bestuurdersvereniging van de VVD.
• De heer J. van Veen was op 31 december 2023 tevens wethouder bij gemeente Heerenveen (hoofdfunctie), lid van het dagelijks bestuur bij Omgevingsdienst FUMO, lid van het dagelijks bestuur bij Hus en Hiem welstandsadvisering en monumentenzorg en Regent bij Stichting Echtelieden Heida-Faber Fonds
• Mevrouw mr. D. Talsma was op 31 december 2023 tevens advocaat en eigenaar bij/van WET Advocaten & Mediators (hoofdfunctie) en lid van de raad van toezicht van Stichting Aves .

10.1.7 Bijeenkomsten en besproken onderwerpen

In het verslagjaar heeft de raad van commissarissen vijfmaal volgens een vastgelegd schema vergaderd met de directie. Daarnaast is in het voorjaar een startoverleg met het stichtingsbestuur georganiseerd. Er hebben 2 art. 24 WOR-overleggen met de ondernemingsraad en de raad van commissarissen plaatsgevonden. Onder meer zijn de volgende onderwerpen besproken:

• De samenwerking, verantwoordelijkheden en rollen helder krijgen tussen de directeur-bestuurder(s), het stichtingsbestuur en de raad van commissarissen in de toekomstige structuur.
• Nadere kennismaking en toekomstige samenwerking met de ondernemingsraad (art. 24 WOR)
• Jaarrekening
• Terugkoppeling n.a.v. kennismakingsgesprekken en locatiebezoeken
• Werkwijze archivering
• Benoeming posities RvC en beleggen secretariaat
• Exploitatiecijfers Spiekr
• Beleid functioneren & ontwikkelen
• Stand van zaken financiën
• Stand van zaken verzuim
• Voortgang werving directeur-bestuurder
• Uitgangspunten begroting 2024
• Sturingscijfers op locatieniveau
• Rapportage t/m Q2 Friese Kleintjes
• Te openen BSO locatie IKC Aquamarijn
• (Thema) werving en selectieproces
• Begroting 2024
• Verzuimrapportage Q1 t/m Q3
• Begroting en jaardoelen 2024 (art. 24 WOR)
• Samenwerking (art. 24 WOR)
• Uitkomsten medewerkerstevredenheidsonderzoek

10.2 Stichtingsbestuur

10.2.1 Inleiding

De stichting is enig aandeelhouder van Sinne kinderopvang B.V. en het stichtingsbestuur speelt een cruciale rol in het waarborgen van de belangen van de stichting als eigenaar van de vennootschap. Daarnaast is het stichtingsbestuur verantwoordelijk voor het bewaken van de maatschappelijke doelstelling van Sinne. De verantwoordelijkheid omvat verder het nemen van strategische beslissingen met betrekking tot de samenstelling van het bestuur en de raad van commissarissen van Sinne kinderopvang en ook het goedkeuren van belangrijke zakelijke beslissingen die van invloed zijn op de koers van Sinne. Zo dienen de begroting en de jaarrekening door het stichtingsbestuur te worden goedgekeurd.

10.2.2 Structuurwijziging

Tot het aantreden van de raad van commissarissen in het voorjaar van 2023, functioneerde het stichtingsbestuur tevens als toezichthouder. Vanaf het moment dat de raad van commissarissen is aangetreden, is de toezichthoudende taak door de raad van commissarissen uitgevoerd. Het stichtingsbestuur streeft naar een proactieve betrokkenheid en samenwerking met de raad van commissarissen van Sinne. De raad van commissarissen, als toezichthoudend orgaan, vervult een belangrijke rol bij het beoordelen van het beleid en de besluitvorming van het bestuur van Sinne. De raad van commissarissen adviseert het stichtingsbestuur over strategische kwesties, risicobeheer en compliance. Deze elkaar versterkende samenwerking tussen het stichtingsbestuur en de raad van commissarissen is van vitaal belang voor een effectief governancekader binnen Sinne. Het bevordert een transparante besluitvorming, waarborgt de integriteit van de onderneming en draagt bij aan de verwezenlijking van langetermijndoelstellingen. Door gezamenlijk te streven naar een solide bedrijfsvoering, zijn wij vastberaden om duurzame waarde te creëren voor alle belanghebbenden van Sinne kinderopvang.

In het jaar 2023 waren de nodige ontwikkelingen bij Sinne. De doorontwikkeling waar Sinne vanaf 2022 aan werkte, is volbracht. Er zijn commissarissen aangesteld voor de nieuw ingestelde raad van commissarissen. Na een kennismakingsperiode waarin het zoeken is geweest naar de juiste invulling van de nieuwe rollen en samenwerking met het stichtingsbestuur, is deze raad van commissarissen nu op volle kracht.

Helaas heeft er ook een afscheid plaatsgevonden in het bestuur van Sinne. Directeur-bestuurder Sandra Tokmetzis heeft vanwege eigen, moverende redenen besloten de organisatie als bestuurder verlaten. Laura Hollander heeft gedurende enkele maanden de taken van Sandra, naast haar eigen taken als directeur bestuurder, op zich genomen. Zij was bereid om deze taken tijdelijk te combineren en heeft dit goed volbracht. In nauwe samenwerking met de directeur-bestuurder, de OR en afgevaardigden van de organisatie heeft een werving- en selectieprocedure plaatsgevonden. In deze procedure is een tweede directeur-bestuurder gevonden. Nils Berendsen is door het stichtingsbestuur benoemd tot statutair bestuurder van Sinne.

10.2.3 Beloningsbeleid

De leden van het stichtingsbestuur ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden. Deze vergoeding is onderdeel van de begroting van Sinne.

10.2.4 Samenstelling stichtingsbestuur

Stichting Kinderopvang Leeuwarden is enig aandeelhouder van Sinne kinderopvang B.V. In 2023 was het bestuur van Stichting kinderopvang Leeuwarden als volgt samengesteld:

• Mevrouw M. Bekebrede was op 31 december 2023 tevens eigenaar van Buro Bekebrede (hoofdfunctie), bestuurslid van Dress for Succes in Leeuwarden, senior beleidsmedewerker en coach bij het Friesland College.
• De heer C. Marsman was op 31 december 2023 tevens bedrijfskundig adviseur van een aantal projecten in de (gehandicapten)zorg en in het primair en voortgezet onderwijs, lid van de raad van toezicht van de stichting Rendant Heerenveen en Leeuwarden, en bestuurslid van de stichting Stjoer in Leeuwarden.
• Mevrouw M.M. Spagnoletti was op 31 december 2023 tevens zelfstandige onder de naam Spagnoletti fiscaal en juridisch advies te Heerenveen (hoofdfunctie), bestuurder van Stichting JY doet (ANBI-stichting) te Vollenhove en lid van de raad van toezicht van Bibliotheken Mar en Fean.

10.2.5 Bijeenkomsten en besproken onderwerpen

Het stichtingsbestuur is in 2023 zesmaal formeel bijeengekomen, er zijn daarnaast behoorlijk wat meer informele momenten van vergaderen geweest. Van de 6 formele bijeenkomsten zijn 3 vergaderingen geweest als aandeelhouder én toezichthouder, waarbij de directeur bestuurder(s) aanwezig waren. De overige 3 formele vergaderingen waren vanaf de zomer en intern als aandeelhouder.

Deze vergaderingen als toezichthouder werden door de voorzitter van het stichtingsbestuur met (één van) de directeur-bestuurder(s) voorbereid. De ontwikkelingen rondom de invoering van de raad van commissarissen, het ziekteverzuim en de financiële gezondheid van de organisatie, vormden daarbij de belangrijkste bespreekpunten.

In de vergaderingen als aandeelhouder heeft het stichtingsbestuur vooral gesproken over de financiële gezondheid van de organisatie en aandacht gehad voor de concrete invulling van de taak als aandeelhouder.

10.3 Centrale oudercommissie

10.3.1 Inleiding

De centrale oudercommissie (COC) is een belangrijke gesprekspartner voor het bestuur van Sinne kinderopvang. De COC houdt de landelijke ontwikkelingen in de gaten en is aangesloten bij BOinK, de belangenvereniging die ouders en oudercommissies vertegenwoordigt in de kinderopvangbranche en de landelijke politiek.

10.3.2 Samenstelling centrale oudercommissie

De COC heeft maximaal 9 leden. Bij de invulling van vacatures kijken we naar een goede spreiding van kennis in de commissie en de verbinding met de verschillende wijken in de stad en de scholen(koepels) waar Sinne mee samenwerkt. We hebben de COC in 2023 met 2 nieuwe leden kunnen uitbreiden tot 7 leden.

10.3.3 Bijeenkomsten en besproken onderwerpen

De COC heeft in 2023 vijfmaal met de directeur-bestuurder(s) van Sinne vergaderd. De COC krijgt steeds meer positie aan de voorkant van de beleidsontwikkelingen, ook waar de commissie formeel geen adviesrecht op heeft. Tijdens de vergaderingen met de directeur-bestuurder(s) wordt de algemene stand van zaken van Sinne besproken zoals ziekteverzuim en personeelstekort maar ook zaken als hoe kunnen we ervoor zorgen dat er zich genoeg ouders melden om plaats te nemen in de OC of COC of wat is de visie op de pedagogische kwaliteit. Jessica Smits, pedagogisch beleidsmedewerker bij Sinne is tijdens een COC-vergadering aangeschoven om dieper in te gaan op het thema pedagogiek, hier kwamen ook onderwerpen als IKC-ontwikkeling, flexopvang en de toekomst van de kinderopvang voorbij. Andere onderwerpen die onder meer in 2023 op de agenda stonden zijn:

• Diensten en tarieven
• Samenwerking tussen COC en de OC’s
• Veiligheid en gezondheid
• Vernieuwing van reglementen COC en OC

10.3.4 Bijeenkomst voor oudercommissieleden en ouders in 2023

Jaarlijks organiseert de COC 2 thema-avonden: een avond voor alle oudercommissieleden en een avond voor alle ouders van de kinderen van Sinne kinderopvang. Beide avonden waren ook dit jaar succesvol.

11 mei - avond voor alle oudercommissies
De ouderavond voor alle ouders was een nuttige en rijke bijeenkomst. Door middel van interactieve rondetafelgesprekken is veel informatie opgehaald en gedeeld met elkaar. Van net startende OC’s tot zeer vooruitstrevende IKC-raden blijft dit een belangrijke avond om ervaringen met elkaar uit te wisselen.

12 oktober – avond voor alle ouders van Sinne
In de Fabriek in Leeuwarden hebben we die avond ruim 120 ouders kunnen verwelkomen. Er waren 2 gastsprekers uitgenodigd: Conrad van Pruijssen (verbindend opvoeden samen met ouders) en Ruben Fukkink (interprofessionele samenwerking tussen kinderopvang, onderwijs en jeugdzorg).

10.4 Ondernemingsraad

De ondernemingsraad kijkt terug op een dynamisch jaar waarin een aantal belangrijke onderwerpen aan de orde is gekomen. De OR voerde in 2023 namens alle medewerkers zesmaal overleg met de directeur-bestuurder(s) (OV vergadering). Hierin zijn lopende zaken, instemmingsverzoeken en adviesaanvragen besproken. Tevens werden er onderwerpen besproken waar de medewerkers vanuit de achterban aandacht voor hebben gevraagd.

De OR kwam in 2023 tweewekelijks bij elkaar om onderwerpen als werkdruk, financiële rapportages en beleids- en scholingsplanningen te behandelen in voorbereiding op de OV-vergaderingen.

10.4.1 Bijeenkomsten en besproken onderwerpen

In 2023 heeft de OR de volgende advies- en instemmingsaanvragen behandeld:

• Doorontwikkeling Sinne kinderopvang fase 2 en 3
• Verlenging dienstverband directeur-bestuurders
• Continuering plannen buiten de koepels
• Talentontwikkeling en talentenprogramma
• Opleidingsjaarplan 2023
• Beleid Werving & Selectie
• WTR (werktijdenregeling)
• Roosterprotocol Sinne
• Beleid Ontwikkelen & Functioneren
• Gedragscode
• RI&E-ARBO (risico-inventarisatie en -evaluatie en arbeidsomstandigheden)
• Start BSO op locatie Sinne IKC Aquamarijn
• Groepshulpen
• MBTO (medewerkers betrokken en tevredenheid onderzoek)

10.4.2 Doorontwikkeling

De doorontwikkeling van Sinne, die in 2021 van start ging en uit 3 fases bestond, is begin 2023 afgerond. In februari heeft de OR een positief advies gegeven op fase 2 en 3 van de doorontwikkeling. Fase 2 betrof de herpositionering van het Servicecentrum ten opzichte van het primair proces. Fase 3 betrof een wijziging in de organisatiestructuur door het instellen van een tweehoofdig bestuur. Hierna zijn de gewijzigde directiestructuur en het organogram vastgesteld. De OR heeft geadviseerd bij de aanstelling van de directeur-bestuurders Laura Hollander en Sandra Tokmetzis. In beide trajecten werd de OR bijgestaan door een extern adviseur van SBI Formaat.

In maart kondigde directeur-bestuurder Sandra Tokmetzis haar vertrek aan. De sollicitatieprocedure voor een nieuwe directeur-bestuurder werd opgestart. De OR is betrokken geweest bij het samenstellen van een profiel en heeft tijdens de sollicitatieprocedure deel uitgemaakt van de adviescommissie.

10.4.3 Artikel-24 overleggen

In 2023 hebben er 2 artikel-24 overleggen plaatsgevonden, in mei en november. In het art.24-overleg van mei is nader kennisgemaakt met de nieuw aangetreden raad van commissarissen en een afvaardiging van het stichtingsbestuur. In dit overleg is gesproken over de koers van Sinne, de onderlinge samenwerking en een verkenning van het samenwerkingsconvenant dat in 2022 is opgesteld. Tijdens het art.24-overleg van november hebben tijdens een prettig gesprek met een afvaardiging van de raad van commissarissen de stand van zaken, de wensen in het uitdragen van het samenwerkingsconvenant en de uitdagingen waar Sinne voor staat, besproken.

10.4.4 Achterbanbijeenkomsten

Er is het afgelopen jaar tweemaal een achterbanbijeenkomsten georganiseerd door de OR. In april met de locatiemanagers en in november met de pedagogisch coaches en pedagogisch beleidsmedewerkers. De functie locatiemanager is een nieuwe functie die uit de doorontwikkeling van Sinne is voortgekomen. De functie van de pedagogisch beleidsmedewerkers en -coaches ziet er na de organisatiewijziging anders uit. Tijdens beide overleggen zijn ervaringen en bevindingen met elkaar gedeeld.

10.4.5 Samenstelling ondernemingsraad

In 2023 zijn 5 leden van de OR gestopt met hun werkzaamheden voor de OR en hebben er in september tussentijdse verkiezingen plaatsgevonden. Er hebben zich 5 medewerkers kandidaat gesteld, waardoor we zo goed als compleet waren en verdere verkiezingen niet nodig waren. 1 kandidaat heeft zich na bekendmaking teruggetrokken waardoor de OR op 31 december 2023 bestond uit 8 leden.